Sistema informativo
"C’è vero progresso solo quando i vantaggi di una nuova tecnologia diventano per tutti" (Henry Ford)
Riprendendo alcune definizioni internazionali, il sistema informativo del Ministero può essere definito come un insieme di elementi che raccolgono, ricercano, elaborano, memorizzano e distribuiscono dati trasformandoli in informazioni utili per supportare le attività decisionali e di controllo dell’amministrazione. Gli elementi che lo compongono sono: le risorse tecnologiche, le risorse organizzative e il portafoglio di applicazioni.
Con espresso riferimento alle risorse tecnologiche, il sistema informativo del Ministero è un sistema complesso sia per i numeri (più di 8.000 utenti e più di 120 sedi dislocate su tutto il territorio nazionale), sia per i servizi attivati (sito web accessibile, caselle di posta elettronica per tutti gli utenti, soluzioni di sicurezza), sia per alcuni servizi di back office, che rendono il lavoro ordinario meno complesso, più agevole e in grado di dare risposte più immediate. In quest’ultima area ricadono i servizi di protocollo informatico, i servizi di contabilità finanziaria informatizzata (il c.d. “mandato elettronico”), la gestione automatizzata del personale e la tecnologia VoIP, diffusa progressivamente a tutte le sedi dell’amministrazione.
Le risorse organizzative, costituite dalla Direzione Generale dei sistemi informativi, dell'innovazione tecnologica e della comunicazione e da una rete di esperti informatici dislocati nelle sedi territoriali, interagiscono di continuo con quelle tecnologiche, fornendo l’indirizzo di fondo del sistema stesso e traendo gli output fondamentali da impiegare nei processi decisionali e di controllo dell’amministrazione.
Infine, il portafoglio delle applicazioni indica l’insieme delle applicazioni software, sia gestionali che per il governo dei dati, messi a disposizione attraverso il centro servizi, a supporto delle diverse competenze istituzionali.
Il rapporto che esiste tra il concetto di sistema informativo e quello di tecnologie informatiche è di strumentalità: le seconde sono un fattore abilitante fondamentale di un sistema più ampio e complesso che è appunto il sistema informativo.
Andando al cuore del sistema - le applicazioni - fanno parte del sistema informativo del Ministero sia i software applicativi utili alla gestione dei servizi interni dell’amministrazione e all’aumento della produttività e della trasparenza verso l’esterno (protocollo informatico, controllo di gestione, mandato informatico) sia, più in particolare, quelli rivolti all’utenza esterna.
Per monitorare la qualità del servizio reso all’utenza esterna attraverso il sito istituzionale, il Ministero, secondo quanto previsto dalle Linee guida per i siti web delle PA, provvede mensilmente a rilevare i dati di accesso al sito, utili a conoscerne il livello di utilizzo, i contenuti più graditi e quelli più ricercati.
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